Pilotprojekt: Kreis Heinsberg setzt auf KI-Agenten bei Pflegeanträgen

Der Kreis Heinsberg wird zum Reallabor für die Verwaltung der Zukunft. Gemeinsam mit der Heinrichs Gruppe und dem Berliner CareTech-Start-up „myo“ entwickelt das Sozialamt des Kreises Heinsberg eine KI-gestützte Antragshilfe für Sozialhilfe in der Pflege. Das Projekt ist Teil des bundesweiten Förderprogramms „Agentic AI Hub“ und soll den Weg aus der bürokratischen Sackgasse weisen.

Wer für Angehörige Sozialhilfe in der Pflege beantragen muss, steht oft vor einem Berg aus Formularen. Die Folgen der Komplexität sind gravierend: Unvollständige Unterlagen führen zu Bearbeitungszeiten von oft vielen Monaten, in Einzelfällen sogar über einem Jahr. Das belastet nicht nur die Familien, sondern bringt auch Pflegeeinrichtungen in finanzielle Bedrängnis, da diese über lange Zeiträume in Vorleistung gehen müssen.

Ein digitaler Lotse für die Antragstellung
Hier setzt das Pilotprojekt „formfix“ des Start-ups myo an. Die softwarebasierte Lösung fungiert als „agentisches KI-System“. Im Gegensatz zu herkömmlichen Chatbots können diese digitalen Agenten Dokumente eigenständig analysieren, auf Vollständigkeit prüfen und sogar fehlende Unterlagen gezielt anfordern. „Viele Anträge erreichen uns fehlerhaft oder lückenhaft – das kostet wertvolle Zeit, die wir lieber in die eigentliche Bearbeitung stecken würden“, erklärt Michael Schippers vom Sozialamt des Kreises Heinsberg. „formfix hilft uns dabei, von Anfang an strukturierte und vollständige Daten zu erhalten. Das ist ein Gewinn für alle Beteiligten.“

Heinsberger Expertise für ein bundesweites Vorbild
Der Kreis Heinsberg ist einer von bundesweit nur 18 Standorten, an denen solche innovativen Prozesse erprobt werden. Das Projekt setzte sich gegen rund 600 Mitbewerber durch und wird vom Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) gefördert. Die Entwicklung verlief dabei betont praxisnah: Sachbearbeiter des Sozialamts des Kreises Heinsberg und Angehörige von Pflegebedürftigen arbeiteten direkt mit den Entwicklern aus Berlin zusammen. So wurde sichergestellt, dass die Künstliche Intelligenz (KI) nicht am grünen Tisch, sondern für den echten Behördenalltag konzipiert wurde.

Synergie aus Pflegepraxis und moderner Verwaltung
Auch für die Heinrichs Gruppe, einen regionalen Schwerpunktakteur in der Pflege, ist die Kooperation ein Meilenstein. Geschäftsführer Til Heinrichs betont die Notwendigkeit neuer Wege: „In einer Branche, die unter wachsendem wirtschaftlichem Druck steht, brauchen wir Partner, die technologische Kompetenz mit echtem Verständnis für die Pflege verbinden. Die Verzögerungen bei der Antragstellung sind ein systemisches Problem, das wir nun gemeinsam lösen.“ Karsten Wildberger, Bundesminister für Digitales und Staatsmodernisierung, sieht in dem Heinsberger Vorhaben ein Signal für ganz Deutschland: „Wir wollen KI nicht nur diskutieren, sondern machen. Mit diesem Vorhaben setzen wir KI-Agenten ganz praktisch in der Verwaltung ein.“

Hintergrund: Steigender Bedarf trifft auf Personalmangel
Die Relevanz des Projekts verdeutlichen die nackten Zahlen: Bereits 2023 waren bundesweit rund 403.000 stationär gepflegte Menschen auf „Hilfe zur Pflege“ angewiesen – Tendenz steigend. Mit dem Einsatz der KI-Antragshilfe positioniert sich der Kreis Heinsberg als Vorreiter, um trotz steigender Fallzahlen eine effiziente und bürgerfreundliche Verwaltung zu garantieren.